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Technicienne, technicien en administration

Appellation d’emploi : Technicienne, technicien en administration

Lieu de travail : Montréal

Date limite pour postuler : 28 avril 2021

Employeur : Université TÉLUQ

Secteur de travail : Service d’évaluation linguistique (SEL) – Institut Jacques-Couture

Numéro de poste : 537

La TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec depuis bientôt 50 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale. L’Institut Jacques-Couture œuvre en enseignement, recherche et services à la collectivité en matière d’accueil, échange et société.

Sommaire de la fonction

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat :

  • Effectue diverses tâches reliées à l’élaboration, à la mise en application et au contrôle des politiques, des normes et des procédures administratives.
  • Effectue divers travaux à caractère administratif en vue d’assurer la réalisation de projets ou le bon fonctionnement des opérations de son secteur.
  • Collabore aux opérations courantes du Service d’évaluation linguistique, et dans une moindre mesure, de l’Institut Jacques-Couture.
  • Coordonne le personnel de service, collabore à son entraînement, prépare la planification et répartition du travail pour approbation par la direction et informe la direction des difficultés d’exécution.
  • Répond aux questions des clients et les conseille sur les façons d’organiser les tests et leur paiement.
  • Répond aux courriels du SEL.
  • Assure la coordination des dossiers clients.
  • Prépare pour approbation par la direction le calendrier des passations en région et le transmet à qui de droit, notamment pour diffusion sur le site Web du SEL.
  • Prépare, en collaboration, le calendrier mensuel des jours de garde pour approbation par la direction et le transmet à l’équipe du SEL.
  • Collabore avec la direction à la préparation et au suivi des dossiers de nature budgétaire.
  • Assure un suivi du dossier des ententes de confidentialité et fait approuver celles-ci par la direction.
  • Assure un suivi méticuleux des différentes versions de tests de langues et des manuels préparatoires ainsi que les outils d’évaluation pour les correcteurs.
  • Soumet pour approbation par la direction les demandes de mesures d’adaptation pour la passation de tests écrits.
  • Assure un suivi méticuleux de l’archivage des tests de langues et de la destruction des copies de tests archivés.
  • Agit à titre de personne-ressource pour l’application SEL.
  • À la demande de la direction, produit différents rapports statistiques et administratifs.
  • Collabore au développement et à l’implantation d’outils informatiques pertinents et à la mise à jour du site Internet du SEL.
  • Prépare des offres de services, les fait approuver par la direction et fait le suivi auprès des personnes concernées pour les contrats.
  • Participe à l’élaboration, à la mise à jour et à l’application de politiques et règlements, de procédures et de processus administratifs.
  • Compile et garde à jour les documents de suivis administratifs : politiques, règlements, procédure, description de tâches, etc.
  • Propose divers outils visant à améliorer l’efficacité et la qualité des services offerts à la clientèle.
  • À la demande de la direction, effectue des études et des analyses de dossiers, de contrats, d’ententes, de rapports statistiques et d’autres documents; donner des avis et fait des recommandations afin d’apporter des corrections et des mises à jour.
  • Participe à la gestion et à l’organisation des activités administratives et pédagogiques du service.
  • Recueille les renseignements pertinents à la préparation et à la rédaction de réponses, d’offre de service, de rapports, de contrats et toute autre correspondance requise se rapportant aux dossiers sous sa responsabilité et en assurer le suivi.
  • Effectue toute autre tâche connexe.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales en technique administrative ou scolarité équivalente.
  • 2 ans d’expérience pertinente.
  • Bonne connaissance de la langue française autant à l’écrit qu’à l’oral (sera validé par un test).
  • Connaissance d’un système informatique lié à la gestion des dossiers étudiants.
  • Habiletés reconnues pour le travail d’équipe.
  • Capacités de coordonner, d’organiser et de planifier le travail d’une équipe.
  • Avoir de l’expérience dans une université ou un cégep sera considéré comme un atout.

Votre contrat

  • Poste régulier, temps plein
  • Horaire de travail : Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30
  • Lieu de travail : Montréal
  • Échelle salariale : Peut varier entre 25,11 $ et 42,11$ de l’heure selon la scolarité et l’expérience

Transmission des candidatures
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi que leur(s) attestation(s) d’études avant 16 h 30, le 28 avril 2021 sur notre site Internet à l’adresse suivante : http://www.teluq.ca/emploi.

L’Université TÉLUQ applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leurs candidatures. Les personnes handicapées peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désirent.

 

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