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Secrétaire – TÉLUQ

Appellation d’emploi : Secrétaire

Lieu de travail : Montréal

Date limite pour postuler : 20 novembre 2019, 16h30

Employeur : Université TÉLUQ

 

Description de l’entreprise

L’Université TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec
depuis plus de 40 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts
complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se
distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique
entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale.

L’offre de l’Université

  • Salaire compétitif
  • Horaire de 35h/semaine
  • 4 semaines de vacances par année
  • Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEFP
  • Perfectionnement
  • Régime de retraite
  • Assurances collectives
  • Environnement de travail agréable

Votre service
Service de la recherche

Votre rôle
La personne apporte un soutien administratif à l’équipe du Service de la recherche.
Elle effectue différentes tâches de secrétariat telles que l’accueil et l’information, le
traitement du courrier, le classement et la photocopie. Numérise divers documents et
complète différents formulaires administratifs.

Vos tâches et responsabilités

  • Complète divers documents tels que lettres, rapports, demandes de subvention,
    tableaux statistiques, formulaires administratifs et listes. Effectue la mise en page de
    documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire.
  • Effectue la saisie de données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion
    du Service de la recherche. Produit et tient à jour un répertoire, des listes et des
    rapports.
  • Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités du Service de la recherche.
    Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les documents comptables,
    administratifs ou relatifs aux projets de recherche et apporte les corrections qui
    s’imposent.
  • Exécute et assure le suivi d’opérations administratives bien définies telles que la tenue
    d’une petite caisse, les demandes de remboursement de dépenses, le renouvellement
    des fournitures de bureau, les demandes de clés, les réservations d’appareils, de
    locaux ou de services notamment pour le personnel de recherche.
  • Participe à la bonne marche d’événements ou d’opérations spéciales ou spécifiques
    tels que colloques, congrès, exposition, cliniques. Enregistre les réservations et les
    rendez-vous, encaisse les frais de participation, guide et informe les participants.
  • Effectue des recherches factuelles dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements.
  • Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques. Convoque les participantes et les
    participants aux réunions.
  • Accueille les visiteuses et les visiteurs, donne des informations générales concernant
    les politiques, les procédures et les normes en vigueur dans son secteur. Trouve les
    solutions aux problèmes particuliers ou réfère à la personne responsable.
  • Effectue différentes tâches de bureau telles que le tri et le classement, l’affichage, la
    réception-distribution, l’adressage-expédition du courrier, la photocopie et
    l’assemblage de documents.
  • Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure
    d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques
    de gestion.
  • Met à jour l’information et les documents disponibles sur l’Intranet du Service de la
    recherche.
  • Au besoin, peut prendre des notes et rédiger des comptes rendus lors de réunions et
    peut apporter un soutien administratif aux professeures et professeurs dans le cadre
    de leurs projets de recherche.

 

Scolarité

DEP en secrétariat, DEC ou AEC en bureautique, ou scolarité équivalente
dans le domaine du secrétariat.

Expérience

1 an d’expérience pertinente.

Autres

  • Connaissance de Word et d’Excel.
  • Très bonne compétence linguistique en français écrit et parlé (sera validé
    par un test).
  • Sens de l’organisation développé.
  • Habileté dans les relations interpersonnelles.

Votre contrat

  • Poste régulier.
  • Date d’entrée en fonction prévue le 6 janvier 2020.
  • Lieu de travail : Montréal.

Votre salaire
Peut varier entre 22,30$ et 25,69$ de l’heure, selon la scolarité et l’expérience.

Postulez avant 16 h 30, le 20 novembre 2019 : http://www.teluq.ca/emploi

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en matière
d’emploi.

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