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Secrétaire de direction (non syndiqué) – TÉLUQ

 

Appellation d’emploi : Secrétaire de direction (non syndiqué)

Lieu de travail : 455, rue du Parvis, Québec (Québec) G1K 9H6

Date limite pour postuler : 1er mars 2020, 16 h 30

Employeur : Université TÉLUQ

 

Description de l’entreprise

L’Université TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec
depuis plus de 40 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts
complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se
distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique
entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale.

L’offre de l’Université

  • Salaire compétitif
  • Horaire de 35h/semaine
  • 8% de vacances
  • Régime de retraite
  • Environnement de travail agréable
  • Facile d’accès en autobus

Votre équipe
Service des ressources humaines

Votre rôle
Assiste la directrice du Service des ressources humaines dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion de son service et plus particulièrement voit à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique. En l’absence de sa supérieure, voit au maintien et au suivi de certaines opérations.

Vos tâches et responsabilités

  • Fournit des réponses à certaines questions relevant de sa compétence à partir des politiques, règles, procédures et pratiques de gestion en vigueur dans son secteur. Prépare, pour sa supérieure, une synthèse des problèmes et questions complexes afin de la dégager et de l’assister dans l’exercice de ses fonctions.
  • Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige des comptes rendus et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
  • Prend les dispositions relatives à l’agenda de sa directrice. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, et organise les rencontres selon les priorités. Réaménage l’agenda en fonction des urgences et des imprévus et s’assure de la présence des personnes appropriées aux différents rendez-vous.
  • Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine.
  • Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure ainsi que certains dossiers à caractère confidentiel et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
  • Prend connaissance du courrier et du courrier électronique et le trie en fonction des priorités, répond à une partie de la correspondance et rédige des projets de réponse aux problèmes plus complexes.
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires à la visite. Oriente ceux dont le problème peut être résolu par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est pertinent de tenir un entretien avec sa supérieure.
  • Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles et assure les suivis appropriés. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes ressources et complète les formulaires administratifs. Participe à la planification, à la préparation et au suivi du budget du Service avec le système informatique (SAFIRH).
  • Tient à jour les dossiers et prépare toute demande de personnel concernant l’embauche des membres du Service, y impute la codification budgétaire et en assure le suivi.
  • Assume la responsabilité de l’organisation et du suivi administratif de divers systèmes reliés au travail de secrétariat notamment le système de classement, de fichiers informatiques de gestion, d’échéanciers et d’archivage.
  • Participe activement aux événements organisés par le Service tels que la Fête de la reconnaissance, le Séminaire de préparation à la retraite, le Semaine des employés, etc. Tient à jour l’intranet du Service.
  • Collabore à plusieurs suivis de dossiers du Service relevant des membres de l’équipe.

 

Scolarité

DEP en secrétariat, DEC ou AEC en bureautique, ou scolarité équivalente dans le domaine du secrétariat.

Expérience

7 ans d’expérience pertinente.

Autres

  • Maîtrise du logiciel de Word, Excel et Outlook.
  • Très bonne compétence linguistique en français écrit (sera validée par un test) et parlé.
  • Habiletés reconnues pour la rédaction de textes.
  • Sens de l’organisation développé.
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles, grand respect de la confidentialité et professionnalisme.
  • Sens de la collaboration, de l’anticipation, de la planification et de l’organisation développé

Votre contrat

  • Contrat d’environ 4 à 6 mois
  • Temps plein : horaire du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30
  • Date d’entrée : en mars 2020
  • Lieu de travail : Québec

Votre salaire
Postulez avant 16 h 30, le 1er mars 2020 : http://www.teluq.ca/emploi
Le processus de sélection se fera en continu; il sera donc possible de faire une sélection de candidats avant le 1er mars 2020.

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en matière d’emploi.

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