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Secrétaire

Appellation d’emploi : Secrétaire

Lieu de travail : Montréal – En télétravail jusqu’en janvier 2022 et à voir par la suite selon les directives de la santé publique.

Employeur : Université TÉLUQ

Secteur de travail : Service de la recherche

L’Université TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec depuis bientôt 50 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale.

L’offre de l’Université

  • Salaire compétitif
  • Horaire de 35 h/semaine
  • L’équivalent de 4 semaines de vacances par année
  • Programme d’aide aux employés
  • Environnement de travail agréable (parcs, restos, facile d’accès)
  • Télétravail

Votre rôle

Sous la responsabilité de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat, effectue différentes tâches de secrétariat telles que l’accueil et l’information, le traitement du courrier, le classement et la photocopie. Numérise divers documents et complète différents formulaires administratifs. La personne apporte un soutien administratif à l’équipe du Service de la recherche.

Vos tâches et responsabilités

  • Complète divers documents tels que lettres, rapports, examens, demandes de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs et listes. Effectue la mise en page de documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Rédige de la correspondance d’ordre courant.
  • Effectue la saisie de données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion du Service de la recherche. Produit et tient à jour un répertoire, des listes et des rapports à l’aide de logiciels appropriés. Tient à jour les applications informatisées courantes.
  • Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités du Service de la recherche. Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les documents comptables,
    administratifs ou relatifs aux projets de recherche et apporte les corrections qui s’imposent. Applique dans ce domaine des directives clairement établies.
  • Exécute et assure le suivi d’opérations administratives bien définies telles que la tenue d’une petite caisse, les demandes de remboursement de dépenses, le renouvellement des fournitures de bureau, les demandes de clés, les réservations d’appareils, de locaux ou de services notamment pour le personnel de recherche.
  • Participe à la bonne marche d’événements ou d’opérations spéciales ou spécifiques tels que colloques, congrès, exposition, cliniques. Enregistre les réservations et les rendez-vous, encaisse les frais de participation, guide et informe les participants.
  • Effectue des recherches factuelles dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements.
  • Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages. Convoque les participantes et les participants aux réunions.
  • Accueille les visiteuses et les visiteurs, donne des informations générales concernant les politiques, les procédures et les normes en vigueur dans son secteur. Trouve les solutions aux problèmes particuliers ou réfère à la personne responsable.
  • Effectue différentes tâches de bureau telles que le tri et le classement, l’affichage, la réception-distribution, l’adressage-expédition du courrier, la photocopie et l’assemblage de documents.
  • Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
  • Met à jour l’information et les documents disponibles sur l’Intranet du Service de la recherche.
    Utilise des appareils de bureau tels que système informatisé de traitement de l’information, calculatrice, photocopieur, télécopieur, numériseur, etc.
  • Au besoin, peut prendre des notes et rédiger des comptes rendus lors de réunions et peut apporter un soutien administratif aux professeures et professeurs dans le cadre de leurs projets de recherche.
    Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
  • La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par une personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.

Votre profil professionnel

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
  • 1 an d’expérience pertinente.
  • Connaissance de Word et d’Excel
  • Très bonne compétence linguistique en français écrit et parlé (70 %).
  • Sens de l’organisation développé
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles

Votre contrat

  • Contrat d’une durée d’environ deux mois avec possibilité de prolongation.
  • Entrée en fonction dès que possible.
  • Horaire : Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30.
  • Lieu de travail : Montréal. En télétravail jusqu’en janvier 2022 et à voir par la suite selon les directives de la santé publique.
  • Salaire : peut varier entre 23,43 $ et 27,00 $ de l’heure, selon la scolarité et l’expérience.

Transmission des candidatures
Postulez sur notre site internet à l’adresse suivante : http://www.teluq.ca/emploi.

Le processus de sélection se fera en continu; il sera donc possible de faire une sélection de candidates, candidats avant le 19 septembre 2021.

L’Université TÉLUQ applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leurs candidatures.

Les personnes handicapées peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désirent.

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