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Offre d’emploi Secrétaire de direction – Université TÉLUQ

Appellation d’emploi : Secrétaire de direction

Lieu de travail : Ville de Québec

Date limite pour postuler : Le 1er avril 2019

Employeur : Université TÉLUQ

 

Description de l’entreprise

L’Université TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec depuis plus de 40 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale.

 

Secteur de travail
Service des ressources académiques

 

Sommaire de la fonction

  • Sous la supervision de la directrice du Service des ressources académiques, assiste sa supérieure dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion de sa direction et plus particulièrement voit à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique visant la réalisation de la mission de la direction. En l’absence de sa supérieure, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.
  • Fournit des réponses à certaines questions relevant de sa compétence à partir des politiques, règles, procédures et pratiques de gestion en vigueur dans son secteur. Prépare, pour sa supérieure, une synthèse des problèmes et questions complexes afin de la dégager et de l’assister dans l’exercice de ses fonctions.
  • Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur en se donnant des mécanismes de gestion plus efficaces. Assiste sa supérieure dans la préparation des diverses politiques et dans le suivi à assurer.
  • Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige des procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
  • Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure ainsi que certains dossiers à caractère confidentiel et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation de ces dossiers. Prend connaissance du courrier et du courrier électronique et le trie en fonction des priorités, répond à une partie de la correspondance et rédige des projets de réponse aux problèmes plus complexes.
  • Prend les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, et organise les rencontres selon les priorités. Réaménage l’agenda en fonction des urgences et des imprévus et s’assure de la présence des personnes appropriées aux différents rendez-vous.
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires à la visite. Oriente ceux dont le problème peut être résolu par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est pertinent de tenir un entretien avec sa supérieure.
  • Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles et assure les suivis appropriés. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes ressources et complète les formulaires administratifs requis. Participe à la planification, à la préparation et au suivi du budget de la direction avec le système informatique en place.
  • Tient à jour les dossiers du personnel et prépare toute demande de personnel concernant l’embauche du personnel de la direction, y impute la codification budgétaire et en assure le suivi.
  • Assume la responsabilité de l’organisation et du suivi administratif de divers systèmes reliés au travail de secrétariat notamment le système de classement, de fichiers informatiques de gestion, d’échéanciers, d’archivage.
  • Prend des notes, saisit divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc., à partir de documents manuscrits, numérisés ou autres. Signe certains documents.
  • Utilise un système informatisé de traitement de l’information avec les logiciels pertinents à son domaine d’activités. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.
  • Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités extérieures telles que colloques, congrès et voyages. Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
  • La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par une personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.

 

Exigences

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
  • 6 ans d’expérience pertinente.
  • Maîtrise du logiciel de traitement de texte Word et d’Excel.
  • Très bonne compétences linguistique en français écrit (70%) et parlé.
  • Habiletés reconnues pour la rédaction de textes.
  • Sens de l’organisation développé.
  • Habilités dans les relations interpersonnelles, discrétion et professionnalisme.
  • Sens de la collaboration, de l’anticipation, de la planification et de l’organisation développé.

 

Durée et horaire de travail

  • Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 (35 heures par semaine).
  • Contrat temporaire du 8 avril 2019 au 1er novembre 2019.
  • Lieu de travail : Québec.

 

Salaire
Peut varier entre 43 156$ et 59 739$ annuellement, selon la scolarité et l’expérience.

 

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