Centre d'accès à l'information juridique (CAIJ)

Description du poste

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la responsabilité de la Directrice aux Affaires juridiques et aux Ressources humaines, en étroite collaboration avec la Directrice générale, l’Adjoint.e administratif.ve à la Direction générale assure une présence de première ligne auprès des membres de la Direction générale et du Conseil d’administration. Il.Elle prend en charge la gestion logistique liée à l’organisation et à la participation aux événements de la communauté juridique. Il.Elle effectue également des tâches de nature cléricale pour l’ensemble de l’organisation.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DIRECTION GÉNÉRALE

• Effectuer la gestion du calendrier de rendez-vous de la Directrice générale et du Conseil d’administration;


• Coordonner les aspects logistiques (ex. : envoi de communications, réservations d’hébergement, de salles de réunion et de repas, etc.) et assurer le suivi des activités de la communauté juridique auxquelles les membres du Conseil d’administration, de la Direction générale et des employé.es participent (ex. : formations, colloques, congrès, rentrée judiciaire, etc.);


• Rédiger, formater et envoyer les documents (ex. : correspondances, notes de réunions, rapports, présentations Powerpoint, formulaires, guides, tableaux, budgets, demande de partenariat et de subventions, etc.) nécessaires aux rencontres avec des partenaires et aux réunions du Conseil d'administration et de ses comités;

COORDINATION

• Accomplir les activités liées à la réception et à l’expédition du courrier;


• Coordonner et effectuer les commandes de fournitures et de matériel pour les différents services de l’organisation;


• Assurer le suivi des appels provenant des membres, des partenaires et des associations de la communauté juridique;


• Effectuer les suivis et gérer les aspects logistiques de différentes activités, projets et d’événements à l’interne;


• Assurer la coordination (ex. : réservation de salles, suivi des aménagements, etc.) et la propreté des espaces de travail (ex. : rangement des aires communes de travail, décoration de la réception, etc.);


• Accomplir toute autre tâche connexe selon les besoins de l’organisation;

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES

• Diplôme d’études collégiales en administration, bureautique, en techniques juridiques ou domaine connexe;


• Minimum de 5 ans d’expérience pertinente à titre d’adjoint.e administratif.ve ou d’adjoint.e juridique;


• Excellente aptitude à gérer des informations confidentielles avec professionnalisme;


• Connaissance du milieu juridique (atout);


• Très bonne connaissance de la langue française (parlée et écrite).

Conditions de travail

• Disponibilité à travailler en présentiel (5 jours par semaine) à Montréal;


• Déplacements occasionnels à travers le Québec dans le cadre d’événements et de rencontres du Conseil d’administration.