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Agente, agent de secrétariat – TÉLUQ

Appellation d’emploi : Agente, agent de secrétariat

Lieu de travail : 455, rue du Parvis, Québec (Québec) G1K 9H6

Date limite pour postuler : 8 décembre 2019, 16h30

Employeur : Université TÉLUQ

 

Description de l’entreprise

L’Université TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec
depuis plus de 40 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts
complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se
distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique
entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale.

L’offre de l’Université

  • Salaire compétitif
  • Horaire de 35h/semaine
  • 8% de vacances
  • Régime de retraite
  • Environnement de travail agréable
  • Facile d’accès en autobus

Votre service
Registrariat et recherche institutionnelle

Votre rôle
La personne assiste le directeur dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion du registrariat et plus particulièrement à celles des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la réalisation de la mission du service. En l’absence du directeur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Vos tâches et responsabilités

  • Participe aux différentes opérations notamment à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources, fournit des réponses à certaines questions sur des sujets variés et complexes à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence; remplit les formulaires administratifs requis conformément aux procédures et normes en vigueur.
  • Collabore à la bonne marche du Registrariat et suggère des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités; collige et compile l’information et les statistiques relatives à son champ d’expertise, prépare les rapports, effectue les mises à jour requises et les suivis appropriés.
  • Prend les dispositions relatives à l’agenda du directeur.
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements; accueille les visiteuses et les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires. Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponses. Note et effectue le suivi des dossiers.
  • Tient à jour la comptabilité du Registrariat, enregistre les dépenses effectuées, compare les écritures comptables avec les pièces justificatives, relève les erreurs et avise les personnes concernées, fait rapport sur les états de compte; participe à la planification et à la révision des budgets de l’unité administrative, tient à jour le registre des dépenses et informe les personnes concernées des disponibilités budgétaires.
  • Tient à jour les dossiers des ressources humaines et remplit les formulaires appropriés.
  • Organise la logistique des réunions; prépare et achemine le matériel et les documents nécessaires; rédige l’ordre du jour, rédige les comptes rendus et assure le suivi.
  • Tient à jour les dossiers du Registrariat. Assure le classement et l’archivage des documents papier et électronique.
  • Effectue la mise en page de divers documents tels que lettres, rapports, et en vérifie l’orthographe et la grammaire.

 

Scolarité

DEP en secrétariat, DEC ou AEC en bureautique, ou scolarité équivalente dans le domaine du secrétariat.

Expérience

5 ans d’expérience pertinente.

Autres

  • Maîtrise des logiciels de la suite Office.
  • Connaissance d’un système informatique pour fins de gestion budgétaire.
  • Expérience en gestion budgétaire.
  • Très bonne connaissance linguistique en français parlé et écrit (sera validée par un test, note minimale : 70%).
  • Habiletés reconnues pour la rédaction de texte.
  • Sens de la collaboration, de l’anticipation, de la planification et de l’organisation développé.
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles, qualités de discrétion, de professionnalisme et de diplomatie.

Votre contrat

  • Contrat d’environ 6 mois
  • Temps plein : horaire du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30
  • Date d’entrée : 20 janvier 2020
  • Date de fin : 31 juillet 2020
  • Lieu de travail : Québec

Votre salaire
Peut varier entre 27,06 $ et 32,82 $ de l’heure, selon la scolarité et l’expérience.

Postulez avant 16 h 30, le 8 décembre 2019 : http://www.teluq.ca/emploi

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en matière
d’emploi.

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