Image Alt
  /  Offres d'emploi   /  Agente, agent de secrétariat (Affectation temporaire) – TÉLUQ

Agente, agent de secrétariat (Affectation temporaire) – TÉLUQ

Appellation d’emploi : Agente, agent de secrétariat
Lieu de travail : 455, rue du Parvis, Québec (Qc)  G1K 9H6

Date limite pour postuler : 10 novembre 2019, 16h30
Employeur : Université TÉLUQ

Description de l’entreprise
L’Université TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec
depuis plus de 40 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts
complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se
distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique
entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale.

Secteur de travail
Service du développement et avancement universitaire.
Vous travaillerez au sein d’une petite équipe passionnée dont la mission est de
développer, entre autres, la formation continue, les activités de la fondation de
l’Université, les relations avec les organisations gouvernementales,
paragouvernementales ainsi qu’avec les partenariats internationaux.

Sommaire de la fonction
Assiste son supérieur dans l’accomplissement de son mandat en participant aux
opérations reliées au Service du développement et avancement universitaire, à la
gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier
spécifique à la mission de l’unité administrative. En l’absence de sa supérieure ou de
son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne
marche du bureau.

 

Plus précisément :

  • Assiste et participe aux différentes opérations notamment à la gestion des ressources
    humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires,
    communique avec les personnes-ressources, fournit des réponses à certaines
    questions sur des sujets variés et complexes à partir des politiques, des règles, des
    procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains
    problèmes relevant de sa compétence; remplit les formulaires administratifs requis.
  • Collabore à la bonne marche du Service en recevant les demandes de la part de
    partenaires potentiels ou de clients, en cerne la nature, collige l’information, les
    renseignements et la documentation appropriée en lien avec l’ensemble des activités
    du service.
  • Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe
    les rendez-vous, les lui rappelle et organise les rencontres selon les priorités,
    réaménage l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus; effectue le
    suivi des décisions prises par son supérieur et prend les mesures appropriées afin d’en
    assurer la réalisation.
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Prend
    connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en
    faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant
    de sa compétence. Rédige des projets de réponses complexes. Note et effectue le suivi
    des dossiers.
  • Participe à la préparation, à la planification et à la révision des budgets du Service.
    Tient à jour les budgets du service, les registres des dépenses effectuées et fait des
    rapports des états de compte.
  • Effectue le suivi de la facturation des mandats de la formation continue et de la
    formation sur mesure notamment, en s’assurant que les sommes évaluées concordent
    avec les offres de service. Fait la demande de pièce justificative afin d’attester la
    réalisation des travaux de conception.
  • Effectue les tâches propres aux activités du Service notamment la cueillette de
    certaines informations, la préparation de rapports, la compilation de statistiques et le
    suivi des décisions des différentes instances auprès des personnes et des services
    concernés.
  • Assume la responsabilité du système de classement et d’archivage.
  • Organise la logistique des réunions, des projets et événements. Assiste aux réunions,
    prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et assure les suivis pertinents.
  • Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités.
  • Effectue la mise en page de divers documents tels que lettres, rapports, mémos et en
    vérifie l’orthographe et la grammaire.
  • Tient à jour les dossiers du personnel et remplit les formulaires appropriés notamment
    lors des embauches du personnel.

Exigences

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
    5 ans d’expérience pertinente.
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office, particulièrement Excel.
  • Maîtrise du système informatique pour fins de gestion budgétaire.
  • Très bonne connaissance linguistique en français parlé et écrit. (Sera validé par un
    test).
  • Une bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite sera considérée comme
    un atout.
  • Habiletés reconnues pour la rédaction de texte.
  • Sens développé de la collaboration, de l’anticipation, de la planification et de
    l’organisation.
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles et le travail en équipe.
  • Qualités de discrétion, de professionnalisme et de diplomatie.

Durée et horaire de travail
Remplacement jusqu’au 30 avril 2021 avec possibilité de prolongation.
Horaire normal de travail de 35 heures par semaine.
Date d’entrée en fonction prévue en novembre 2019.
Lieu de travail : Québec.

Salaire
Peut varier entre 27,06 $ et 32,82 $ de l’heure, selon la scolarité et l’expérience.

Les personnes intéressées doivent postuler avant 16 h 30, le 10 novembre
2019 sur notre site internet à l’adresse suivante : http://www.teluq.ca/emploi

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en matière
d’emploi.

0