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Secrétaire – TÉLUQ

Appellation d’emploi : Secrétaire

Lieu de travail : Montréal

Date limite pour postuler : 17 novembre 2019, 16h30

Employeur : Université TÉLUQ

 

Description de l’entreprise

L’Université TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec
depuis plus de 40 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts
complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se
distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique
entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale.

 

Secteur de travail

Service des ressources matérielles

 

Sommaire de la fonction

  • Sous la responsabilité du supérieur immédiat, effectue différentes tâches de
    secrétariat telles que l’accueil et l’information, le traitement du courrier, le classement
    et la photocopie. Numérise divers documents et complète différents formulaires
    administratifs.
  • Complète divers documents tels que lettres, rapports, examens, demandes de
    subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs et listes. Effectue la mise
    en page de documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Rédige de la
    correspondance d’ordre courant.
  • Reçoit les factures, les achemine aux personnes concernées tout en assurant un
    contrôle qualité quant aux traitements de celles-ci et effectue les rappels auprès des
    responsables afin de s’assurer du respect des échéanciers. Effectue la saisie de
    données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion du Service des
    ressources matérielles. Produit et tient à jour un répertoire, des listes et des rapports
    à l’aide de logiciels appropriés. Tient à jour les applications informatisées courantes.
  • Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités du secteur. Vérifie
    l’exactitude des données apparaissant sur les documents comptables, administratifs
    ou relatifs aux ressources matérielles et apporte les corrections qui s’imposent.
    Applique dans ce domaine des directives clairement établies.
  • Exécute et assure le suivi d’opérations administratives bien définies telles que la tenue
    d’une petite caisse, les demandes de remboursement de dépenses, le retour de
    marchandise, la prise d’inventaire, le renouvellement des fournitures de bureau, les
    demandes de clés, les réservations d’appareils, de locaux ou de services.
  • Effectue des recherches factuelles dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements.
  • Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages.
    Convoque les participantes et les participants aux réunions.
  • Accueille les visiteuses et les visiteurs, donne des informations générales concernant
    les politiques, les procédures et les normes en vigueur dans son secteur. Trouve les
    solutions aux problèmes particuliers ou réfère l’usagère ou l’usager à la personne
    responsable.
  • Effectue différentes tâches de bureau telles que le tri et le classement, l’affichage, la
    réception-distribution, l’adressage-expédition du courrier, la photocopie et
    l’assemblage de documents.
  • Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure
    d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques
    de gestion.
  • Met à jour l’information et les documents disponibles sur l’Intranet du département.
  • Utilise des appareils de bureau tels que système informatisé de traitement de
    l’information, calculatrice, photocopieur, télécopieur, numériseur, etc.
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
  • La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative.
    Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités
    susceptibles d’être effectuées par une personne salariée occupant ce poste.
    Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet
    sur l’évaluation.

Exigences

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
    1 an d’expérience pertinente.
  • Maîtrise du logiciel de traitement de texte Word, du chiffrier électronique Excel.
  • Connaissance du logiciel d’édition HTML.
  • Très bonne compétence linguistique en français écrit et parlé (70%).
  • Sens de l’organisation développé.
  • Habilités dans les relations interpersonnelles.

Durée et horaire de travail

  • Affectation temporaire jusqu’au 30 avril 2020 avec possibilité de prolongation.
  • Date d’entrée en fonction prévue le 6 janvier 2020.
  • Horaire normal de travail selon la convention collective.
  • Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30.
  • Lieu de travail : Montréal.

Salaire

Peut varier entre 22,30$ à 25,69$ de l’heure, selon la scolarité et l’expérience.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi que leur(s)
attestation(s) d’études avant 16 h 30, le 17 novembre 2019 sur notre site internet
à l’adresse suivante : http://www.teluq.ca/emploi

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en matière
d’emploi.

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