SECRÉTAIRE : UNE ESPÈCE EN VOIE D’EXTINCTION?

Dans l’imaginaire populaire, la secrétaire tape les lettres à la perfection, fait le café et connaît tous les petits secrets du patron…

Or, en 2009, la secrétaire se fait adjointe, bras droit, assistante, collaboratrice… La profession serait-elle en train de disparaître? Club social a rencontré des irréductibles lors du congrès de septembre 2009 à Laval.

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D’HIER À AUJOURD’HUI, LES GRANDS MOMENTS D’UNE ÉVOLUTION

La nécessité de la communication, le besoin d’enregistrer les paroles des sages ou des maîtres spirituels, les renseignements tant personnels que publics, commerciaux et juridiques, on la constate dès les premières civilisations. D’hier à aujourd’hui retrace les grands moments de l’évolution du secrétariat. Pour bien comprendre le présent, il faut souvent en connaître le passé. Dès les premières civilisations

On peut retourner aussi loin en arrière qu’avant Jésus-Christ pour retracer des secrétaires, du personnel administratif. Leur identification est cependant différente : scribe, clerc, notaire.

La nécessité de la communication, le besoin d’enregistrer les paroles des sages ou des maîtres spirituels, les renseignements tant personnels que publics, commerciaux et juridiques, on la constate dès les premières civilisations. L’habileté à enregistrer à la main, rapidement et avec précision grâce à diverses formes de tachygraphie ainsi qu’à transcrire l’information orale devient un art. Les hommes qui s’adonnent à cet art deviennent des scribes – clercs publics ou secrétaires – après avoir acquis leurs techniques en apprentissage ou par l’étude. La tachygraphie devient partie intégrante de l’éducation donnée aux empereurs comme c’est le cas pour Jules César, Auguste et Titus (reconnu comme expert en la matière).

Les outils du métier s’étendent du ciseau utilisé sur la pierre au style utilisé sur la glaise et sur les tablettes de bois ou de cire avant qu’on ne fasse usage du parchemin et du calame.

Au fur et à mesure que le commerce et l’industrie se développent, les hommes qui détiennent la richesse et le pouvoir se voient dans la nécessité d’employer des secrétaires (confidents ou autres personnes de confiance) pour les représenter auprès des rois et autres souverains dans le but de s’occuper de leur correspondance traitant de sujets personnels ou confidentiels, particulièrement des affaires d’État.

Les années 400 à 1300 après Jésus-Christ retracent des secrétaires (secrétarius). On identifie particulièrement le moment du célèbre procès de Catilina, au cours duquel le scribe Tiro, esclave de Cicéron, démontre une rapidité exceptionnelle en tachygraphie. À cause de sa compétence, il est affranchi par Cicéron pour qui il devient secrétaire.

Le premier manuel de sténographie

C’est après la Renaissance, dans les années 1400 à 1500, que la sténographie fait son apparition. Un médecin anglais rédige le premier manuel de sténographie publié en Angleterre, et le dédie à la reine Élisabeth. À la suite, quelques autres méthodes apparaissent en Angleterre et bientôt la sténographie s’étend à d’autres parties du monde. Au début, les manuels de sténographie sont remplis de termes religieux; petit à petit, ceux-ci sont remplacés par des termes juridiques. On y ajoute des termes politiques qui sont, à leur tour, remplacés par des termes commerciaux, car la sténographie devint essentielle au commerce et à l’industrie. C’est vers la fin du X1Xè siècle qu’elle se développe et permet de gagner du temps pour la dictée du courrier.

L’évolution se poursuit….au masculin

La présence des hommes dans les rôles de clercs et de secrétaires de bureau continue à prédominer du fait qu’ils font la tenue des livres, en plus d’exercer leur dextérité en sténographie et en calligraphie. Plusieurs d’entre eux travaillent pendant de longues heures à leur pupitre « secrétaire » qui leur sert en même temps de classeur et de lieu de travail.

Puis, à cause de l’expansion du commerce mondial, un plus grand nombre d’hommes se cherchent des postes de sténographe et de secrétaire. Les hommes qui possèdent ces techniques, surtout ceux qui se distinguent par leur savoir, obtiennent rapidement de l’emploi dans les colonies.

« Secrétaire, profession en haute estime »

Au cours des années 1600 à 1700, les hommes continuent à occuper les postes convoités de sténographe et de secrétaire et sont souvent promus à des postes supérieurs. Le titre prestigieux de « secrétaire » est souvent qualifié de « personnel » ou « privé »; les secrétaires et leur profession sont tenus en haute estime. À travers l’histoire, les secrétaires de dirigeants acquièrent de l’importance et quelques-uns parmi eux parviennent à de hauts postes, par exemple, le président Lyndon Johnson.

Les emplois de bureau ont été pendant longtemps occupés par des hommes. Au milieu du XIXe siècle, en France, les situations de ces employés sont très diverses.

Dans les banques et les compagnies d’assurances qui se développent, on trouve des rédacteurs qui rédigent les lettres, les expéditionnaires qui passent leurs journées à recopier ces lettres, à la plume, sur d’énormes registres, les comptables, mais aussi les garçons de bureau qui sont chargés des petits travaux : allumer les poêles et les lampes, balayer, distribuer le courrier…

Peu de femmes deviennent sténographes à la fin des années 1800. Ce n’est qu’avec l’invention de la dactylographe que les femmes sont jugées capables d’accomplir du travail de bureau comme « dactylos ».

La machine est invitée, les femmes font leur entrée

Les premiers sténographes sont des journalistes ou des greffiers dans les tribunaux. La sténographie se généralise dans les bureaux en même temps que la machine à écrire : l’employeur dicte son courrier à une « sténodactylographe » qui le prend en sténo puis le tape sur sa machine à écrire. Les sténodactylographes sont des employés très qualifiés.

Vers 1910, on invente la machine à sténographier : le sténotype. On assiste alors à un changement dans la profession et à une division du travail : la sténotypiste reste une employée qualifiée qui travaille directement avec son patron, alors que les tâches de dactylographie sont confiées aux tapeuses du pool de dactylographie.

Avec la révolution industrielle et la révolution des transports, la correspondance commerciale augmente considérablement. Pour gagner du temps, et de l’argent, il faut écrire plus vite : en 1873, la société Remington, aux États-Unis, produit la première machine à écrire.

L’idée de la machine à écrire est ancienne, les premières machines sont à cadran, ce qui limite la vitesse d’écrire : on tourne le cadran jusqu’à ce que la lettre désirée arrive sur le point d’impression.

C’est en 1874, que le fabricant d’armes Remington commercialise la première machine à écrire. La première machine portable est inventée en 1877. Sur toutes les premières machines, la dactylo ne voit pas le texte qu’elle tape car les lettres sont imprimées sur le rouleau de la machine. Il faut attendre 1893 pour que la firme Underwood fabrique la première machine à écriture visible. Après 1920, on invente la machine électrique.

Les premières dames…

Les premières dactylographes américaines sont des jeunes filles « de bonne famille », d’un bon niveau d’instruction, et qui ont donc appris le piano. Les fabricants de machines à écrire insistent sur la ressemblance entre le piano et la machine à écrire.

En France, les premières « dames-dactylographes » ne sont recrutées dans les ministères qu’au début du XXe siècle parmi des jeunes filles ayant le « brevet supérieur » c’est-à-dire le même niveau d’instruction qu’une institutrice. Les fonctionnaires masculins protestent contre cette concurrence qui vient troubler la vie des bureaux.

Pourtant l’embauche des femmes se généralise dans les bureaux : c’est que les avantages sont importants pour l’employeur : les femmes sont dociles, bonnes travailleuses et … moins payées.

L’embauche se poursuit au féminin

Lorsque ces dernières font leur entrée dans les bureaux pour y effectuer le rôle jusqu’alors convoité de secrétaire, on commence à considérer ce travail avec un dédain grandissant. Comme les hommes, elles travaillent les mêmes longues heures – à un salaire considérablement moindre. Peu de femmes reçoivent un témoignage d’appréciation ou une promotion. La majorité d’entre elles subissent ce rôle de servitude avec loyauté tout en perfectionnant leurs techniques en sténographie, transcription et dactylographie. Leurs tâches s’élargissent de même que leurs titres de secrétaire « personnelle » ou « privée ». Toutefois, on s’attend à ce qu’elles se distinguent par leur comportement et leur savoir-vivre en même temps qu’elles doivent accomplir leur travail avec la plus grande efficacité.

Immédiatement après l’expansion de l’industrie, les bureaux d’affaires américains traversent une crise de paperasserie. Les femmes résolvent cette crise en s’adaptant aux nouveaux équipements technologiques : les appareils à additionner, les calculatrices, les appareils à transcription, les téléphones et les machines à écrire. Un grand nombre d’entre elles détiennent ou aspirent à détenir un poste de secrétaire en acquérant, aux écoles de secrétariat en plein essor, un comportement impeccable et les techniques nécessaires. La main-d’oeuvre ne suffit pas à la demande faite pour ces secrétaires.

De plus en plus présentes

Les femmes vont peu à peu occuper tous les emplois liés aux nouvelles machines utilisées dans les bureaux. La Première Guerre mondiale qui voit le départ des hommes pour le Front, renforce la féminisation des emplois de bureau.

Dans les années 1930, le nombre d’hommes détenant des postes de « responsabilité » en tant que secrétaires diminue. Le nombre de femmes formant la main-d’oeuvre du travail de bureau devient dominant; quelques-unes sont tirées de « pools » de sténos; d’autres, faisant leurs débuts, arrivent des collèges d’enseignement commercial et des écoles de secrétariat, chacune d’elles cherchant à atteindre le statut professionnel et la rémunération dont les hommes avaient joui auparavant.

Une fois de plus, les femmes maîtrisent les nouvelles technologies – par exemple l’arrivée de la machine à écrire électrique permet des corrections invisibles, et a l’avantage de laisser les mains propres, sans tache de papier carbone; de plus, le temps sauvé permet à la secrétaire d’élargir son rôle au-delà de la dactylographie et de la sténographie.

Dans les grandes entreprises ou les grandes administrations, les dactylos sont regroupées dans de vastes salles : ce sont les « pools » de dactylographie inventés par les Américains : le travail à la machine à écrire est contrôlé, chronométré : les amendes et les primes sont distribuées selon la qualité du travail : les dactylos sont devenues les « tapeuses », véritables manoeuvres des bureaux.

La secrétaire, la collaboratrice

Pourtant, une employée de bureau a conservé une situation plus enviable : la secrétaire. Cultivée, ayant la connaissance du fonctionnement de l’entreprise, capable de rédiger une lettre comme de la prendre en sténo ou de la taper, chargée de gérer les rendez-vous du patron, elle est une véritable collaboratrice du chef d’entreprise.

Premier regroupement

Se rendant compte que l’éducation permanente devient une nécessité impérieuse pour réussir, un groupe de secrétaires, au coeur même des États-Unis, forme le noyau d’un organisme devant accroître l’étendue de la profession pour les femmes. La « National Secretaries Association » est fondée en 1942. C’est le premier organisme du genre pour les secrétaires, qui est reconnu comme le plus important, ayant des membres – femmes et hommes – et des filiales partout dans le monde. « Certified Professional Secretary » (Secrétaire professionnelle accréditée), le titre qu’on obtient après avoir réussi l’examen donné par l’«Institute for Certifying Secretaries» (Institut pour l’accréditation des secrétaires), est créé en 1951 par le « Professional Secretaries International » et devient le titre convoité par les personnes visant à obtenir un plus grand succès en secrétariat.

Nouveau défi : l’évolution technologique

Dans les années 1980, les secrétaires continuent à tenter d’obtenir le succès désiré. Elles mettent de l’avant leurs préoccupations : les avantages sociaux, leur identité et leur rendement. Encore une fois, elles font face au défi de nouvelles technologies : le traitement de texte, la machine à écrire permettant l’intercommunication, le copieur « intelligent », les micro-ordinateurs et le courrier électronique. Elles évoluent en même temps que l’évolution technologique, en contrôlant le flux de renseignements par la bureautique de l’avenir.

Les révolutions

Donc, depuis l’antiquité jusqu’à la fin du 19e siècle, la profession de « secrétaire » était liée au savoir (écriture, rédaction, connaissances spécialisées). Avec la machine à écrire, le métier a basculé vers un emploi de production. Ce fut alors la première révolution du métier. La féminisation du métier en a été la conséquence directe. L’apparition des logiciels bureautiques dans les années 80 a été la deuxième révolution. La bureautique a permis de dégager du temps. Les plus actives et les plus affirmées des secrétaires en ont profité pour développer de nouvelles compétences.

Le changement

Les secrétaires ont vu leur profession évoluer de façon fulgurante et subir une complète mutation avec l’arrivée de la technologie qui modifie littéralement leur style de travail. Du jour au lendemain l’exécutante devient exécutrice: l’évolution du travail de bureau se met en branle.

En plus d’apprivoiser de nouveaux outils de travail, souvent avec peu de formation, la secrétaire est initiée à la gestion. C’est la période qui requiert le plus d’énergie et d’ajustements. Cet apprentissage, principalement autodidacte développe chez elle une autonomie grandissante et des aptitudes pour l’administration. Elle se retrouve en présence d’une augmentation importante et un élargissement des tâches. L’image de la secrétaire de l’époque attendant les instructions est remisée aux oubliettes pour faire place à une adjointe administrative solide, dynamique, organisée et pleine d’initiative.

Les secrétaires produisaient ou distribuaient plus qu’elles ne traitaient l’information. Elles étaient encore dans l’organisation des entreprises le passage obligé des circuits d’information écrite et du téléphone.

L’arrivée de la bureautique crée des tensions, les cadres se plaignent de faire des tâches de secrétariat, les secrétaires se sont plaintes quant à elles de ne plus être au courant de rien.

Un troisième souffle

Vers 1988, les Directions des ressources humaines se sont convaincues que le métier de secrétaire était condamné à terme et ont ignoré la profession. Or, avec la généralisation des réseaux, le contexte change, et le métier peut y trouver son troisième souffle, celui de l’insertion à part entière dans l’activité de l’équipe, en tant que port d’attache et professionnelle de l’information.

La secrétaire d’aujourd’hui

Les secrétaires sont avant tout les professionnelles des documents de l’entreprise. Leur technicité repose sur la connaissance des normes de qualité des documents, sur leur capacité à relire pour chasser les erreurs dans les écrits, à sécuriser le stockage pour tous, à composer des documents électroniques ou des documents de présentation attractifs, clairs et lisibles. À l’heure de la saisie par tous, elles contribuent à harmoniser la qualité des écrits sortants, soit en intervenant directement, soit en facilitant la production en fonction des besoins individuels.

Les secrétaires optimisent l’efficacité des équipes et des gestionnaires. Elles mettent en place les conditions d’organisation adaptées aux équipes. Elles sont le pivot pour les équipes dispersées.

Des professionnelles impliquées

Souvent en première ligne de contact avec la clientèle, elles sont le vecteur de la souplesse et du professionnalisme de l’équipe et de l’entreprise qu’elles représentent. Elles sont la ressource permanente, et peuvent par leur connaissance de l’entreprise accélérer la satisfaction des demandes. À l’heure de la concurrence, le succès de la relation entre le client et l’entreprise passe par leur présence et leur professionnalisme.

Au coeur de l’organisation

Les secrétaires facilitent la coopération des équipes. À la croisée des chemins, elles accumulent des renseignements sur leur environnement. Amenées à s’intéresser davantage au coeur de l’activité de leur entreprise, elles sont en position d’identifier les spécificités de chacun et de mettre les uns et les autres en relations. Elles peuvent devenir des correspondantes utiles pour capitaliser l’information clé et entretenir les bases d’accès aux connaissances. A l’heure des fusions et du développement du travail en synergie, le réseau des secrétariats est une des forces permettant de mailler les services et les entreprises.

Les secrétaires ont prouvé qu’elles savent progresser par elles-mêmes et s’adapter à de nouveaux outils, de nouveaux environnements de travail, voire de nouvelles missions.

En développant ainsi leurs compétences, les secrétaires permettent aux entreprises d’être réactives et souples face aux changements de contexte, et contribuent ainsi à l’adaptation des entreprises.

Un rôle essentiel et grandissant

Il est donc permis de constater que son rôle est de plus en plus essentiel et exigeant. La fonction exige aujourd’hui des compétences au niveau de la gestion et de la technologie, incluant: la gestion de projets, l’utilisation d’applications intégrées de différents logiciels, l’organisation et la planification; la communication et la recherche à l’aide d’Internet ou d’un intranet, la préparation, l’archivage et la recherche de documents, principalement de documents informatiques, le service à la clientèle et les relations publiques.

Devant toute cette complexité de la tâche, comment peut-on envisager l’avenir de la secrétaire. Pour les plus ambitieuses, des possibilités importantes d’évolution se profilent. Les outils de télécommunication ont augmenté la rapidité de circulation de l’information, mais aussi leur complexité. Déjà professionnelles de l’information, les secrétaires qui le désirent vont pouvoir s’investir dans les métiers liés à la communication et à la coordination des équipes. Elles auront l’occasion de s’investir dans un nouveau métier, celui d’assistante de chef de projet.

En poussant chacune des contributions actuelles des secrétaires à son paroxysme, on pourrait imaginer pour la profession plusieurs scénarios d’évolution possibles:

  • Spécialistes des documents électroniques (assistante de gestionnaire de sites Internet), de leur composition et de leur mise à jour;
  • Spécialistes de l’organisation logistique et du traitement de la majorité des dossiers les plus fréquents dans l’activité de leur équipe;
  • Spécialistes d’organisation d’événements;
  • Spécialistes du traitement des demandes des clients;
  • Spécialistes de la mise à jour des données capitalisées; des procédures de communication interne;
  • Formatrices pour les nouveaux entrants et gestionnaires du personnel.

Leur rôle est grandissant, les titres d’emploi changent afin de s’actualiser aux responsabilités des professionnelles de l’administration qu’elles sont devenues. Selon un sondage réalisé par Office Team’s la majorité des gestionnaires s’entendent pour dire que le titre d’emploi des assistantes administratives inclura d’ici l’an 2005 la fonction de coordonnatrice.

Un fait demeure, le métier reste fortement lié à une image féminine. Devant toutes ces constatations de l’importance du rôle de la secrétaire, pourquoi la valorisation et la reconnaissance de la profession sont-elles si difficiles?

Michelle Cantin Source :

  • De la plume aux claviers ou un siècle de métiers du secrétariat et du bureau
  • Les publications de la Cegos : enquête « Secrétaires »
  • Office on the future : 2005, International Association of Administrative Professionals
  • Administrative Trends, International Association of Administrative Professionals
  • The 21st Century Professional Administrative, International Association of Administrative Professionals

Collaboration : Liliane Auger, Karina Jackson, Diane Laître-Rémillard, Sonia Tremblay