Offre d’emploi : Assistante administrative, Université TÉLUQ

Appellation d’emploi : Assistante administrative

Lieu de travail : Québec

Date limite pour postuler : Avant 16 h 30, le 2 octobre 2018

Employeur : Université TÉLUQ

 

L’Université TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec depuis plus de 40 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale.

 

Sommaire de la fonction :

La personne titulaire de ce poste assume diverses tâches administratives de nature variée et complexe, auprès du directeur général, de qui elle relève, ainsi qu’auprès du conseiller à la Direction générale. Elle assiste son supérieur dans la planification et l’organisation des activités de son secteur et assure le suivi des opérations qui en découlent. Elle assure les liens informationnels entre le bureau de la Direction générale et les cadres supérieurs, les unités administratives et académiques de l’Université et les organismes externes. Elle assume plusieurs tâches administratives et assure les suivis nécessaires en l’absence de son supérieur.

 

Responsabilités principales :

  • Transiger de façon régulière de l’information stratégique et des dossiers de nature confidentielle tant à l’interne qu’à l’externe de l’Université.
  • Accueillir les personnes, recevoir les demandes d’information et de suivis adressées à la Direction générale et voir à ce qu’une réponse soit apportée dans les meilleurs délais.
  • Fournir les renseignements et informations requises sur des décisions, politiques et règlements de l’Université ou sur tout autre sujet qui relève de la direction de l’Université.
  • Faire les recherches nécessaires, valider l’information auprès de différents intervenants ou référer les personnes aux responsables concernés.
  • Régler les problèmes relevant de sa compétence.
  • Gérer l’agenda du directeur général et peut être appelée à gérer également celui du conseiller à la Direction générale.
  • Planifier et coordonner leurs horaires d’activités
  • Organiser la logistique des rencontres et des déplacements.
  • Recevoir et prioriser les communications, les demandes de rendez-vous et les invitations qui leur sont adressées.
  • Tenir compte des urgences et des priorités, s’assurer du respect des échéanciers et rappeler les cas demeurés en suspens à son supérieur ou au conseiller.
  • Assurer les communications et les échanges d’information avec les personnes, ministères, universités, entreprises et organismes qui sont en lien avec la Direction générale.
  • Assurer, en collaboration avec le Service des communications et des affaires publiques, des mécanismes efficaces de communication avec la communauté universitaire.
  • Voir à l’organisation et à la logistique des réunions d’organismes statutaires et des autres réunions ou comités présidés par le directeur général.
  • Faire des recherches et colliger l’information pertinente aux dossiers des réunions.
  • Au besoin, assister à certaines réunions, prendre note des délibérations et des décisions, rédiger les comptes rendus et les soumettre pour approbation.
  • Informer les personnes responsables concernées des suivis découlant de ces réunions.
  • Assumer la coordination et le suivi de certains dossiers reliés aux activités de la Direction générale. Prendre les dispositions appropriées pour en assurer la réalisation selon le cheminement et les échéances prévus.
  • Prendre connaissance du courrier et des courriels, faire les vérifications d’usage, rédiger la correspondance, traiter les demandes selon les priorités et transmettre l’information ou les renseignements appropriés afin d’accélérer les réponses, le cas échéant.
  • Tenir à jour les systèmes d’information nécessaires aux opérations du bureau de la Direction générale et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.
  • Préparer des rapports et compiler des statistiques.
  • Collaborer à la préparation et à l’administration du budget du bureau de la Direction générale, vérifier les dépenses et informer son supérieur des suivis qu’elle assure.
  • Préparer des documents aux fins de présentation, participer à la production de divers rapports administratifs et en assurer l’organisation technique à l’aide des technologies appropriées. S’assurer également de la qualité du travail.
  • Assumer la responsabilité de la gestion des documents inhérents aux activités du bureau de la Direction générale et traiter des informations et des dossiers de nature confidentielle ou d’ordre légal.
  • Utiliser divers appareils de bureau et des logiciels de bureautique.
  • Assurer la gestion des dossiers pour un repérage rapide et un classement rigoureux des informations du bureau de la Direction générale.

 

Exigences et qualités requises :

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
  • 7 ans d’expérience pertinente
  • Forte aptitude à gérer différents dossiers prioritaires simultanément
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office
  • Maîtrise du système de gestion administrative pour fins de gestion budgétaire
  • Très bonne compétence linguistique en français écrit (70 %)
  • Grandes habiletés rédactionnelles, ainsi qu’une excellente habileté à communiquer verbalement
  • Capacité de communiquer efficacement en anglais
  • Sens de la collaboration, de la planification et de l’organisation
  • Esprit d’initiative et autonomie
  • Rigueur, minutie et souci du détail
  • Capacité à entretenir de bonnes relations interpersonnelles et habileté à interagir avec la haute direction
  • Faire preuve d’un sens aigu de la confidentialité et de la discrétion

 

Conditions de travail et statut du poste :

  • Poste régulier (non syndiqué) à temps plein
  • 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30
  • Salaire pouvant varier de 41 462 $ et 66 913$ annuellement, selon la scolarité et l’expérience

 

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi que leur(s) attestation(s) d’études avant 16 h 30, le 2 octobre 2018 via le site internet de la TÉLUQ.

 

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