Offre d’emploi : adjointe de direction, Société du Centre des congrès de Québec

Appellation d’emploi : Adjointe de direction

Lieu de travail : Ville de Québec, colline parlementaire

Date limite pour postuler : Le 28 septembre 2018

Employeur : Société du Centre des congrès de Québec

Description du poste :

Sous l’autorité du directeur de la gestion immobilière et du soutien aux événements, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif en effectuant divers travaux de secrétariat pour la Direction de la gestion immobilière et du soutien aux événements. Elle assure également un soutien administratif à la Direction des communications et de la mise en marché.

Responsabilités principales :

  • Assure un soutien administratif en effectuant divers travaux de secrétariat pour les membres des deux directions;
  • Assiste son supérieur immédiat dans la gestion et le suivi de son agenda;
  • Produit, révise et corrige des textes ou des documents en portant une attention particulière à la grammaire, à l’orthographe et à la forme linguistique. S’assure que la mise en page des documents soit conforme aux normes graphiques en vigueur;
  • Assure le traitement et le suivi administratif de divers dossiers, principalement le dossier de développement durable;
  • Effectue la reprographie et assume la responsabilité de l’envoi et de la distribution des documents auprès des différents intervenants;
  • Prépare les documents et le matériel nécessaires pour les réunions et les comités internes. Voit à la logistique des rencontres : avis de convocation, ordre du jour, réservation des salles et des équipements, préparation et transmission du matériel, rédaction des procès-verbaux, etc.;
  • Tient à jour toute banque de données reliée aux activités des directions. Effectue des mises à jour et produit des listes, des tableaux ou des rapports;
  • Assure efficacement la gestion documentaire des dossiers selon les règles en vigueur;
  • Effectue des remplacements à la réception sur une base quotidienne.

Exigences et connaissances techniques :

  • Diplôme d’études secondaires avec spécialisation en secrétariat ou expérience jugée équivalente
  • Un minimum de 2 années d’expérience dans le domaine
  • Excellente connaissance de la suite Office (Word, Excel et Outlook)
  • Parfaite maîtrise de la langue française, orale et écrite
  • Excellente connaissance de la langue anglaise, orale et écrite (pour révision de texte)

Compétences clés :

  • Sens de la communication orale et écrite
  • Souci du détail et rigueur
  • Méthodique
  • Diplomatie, tact et courtoisie
  • Efficacité et débrouillardise
  • Dynamique
  • Sens de l’organisation
  • Autonomie et jugement

Atouts : Intérêt pour le développement durable

Statut du poste : Régulier temps plein (35 hres/semaine)

Horaire de travail : 8 h 30 à 16 h 30

Conditions de travail :

  • Régime de retraite compétitif à prestations déterminées
  • Protections d’assurance collective disponibles
  • Quatre semaines de vacances annuelles
  • 13 jours fériés par année
  • 7 jours de maladie par année, monnayables
  • Accessibilité du transport en commun
  • Locaux avec toutes les commodités incluses ou facilement accessibles

Échelle salariale : 34 315 $ à 44 772 $ selon l’expérience

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