Offre d’emploi : agente, agent de secrétariat / Québec

Appellation d’emploi : Agente, agent de secrétariat

Lieu de travail : Québec

Date limite pour postuler : Le 2 juillet 2018, 16 h 30

Employeur : Université TÉLUQ

Description du poste :

Sous la direction de la supérieure immédiate, l’agente de secrétariat exécute toutes les tâches de secrétariat inhérentes aux opérations de son service, assiste les professeurs dans leur volet recherche et dans les opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission du service de la recherche.

Responsabilités principales :

  • Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles.
  • Collabore à la bonne marche du service de la recherche.
  • Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure et par les professeurs dans leur volet recherche et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
  • Fournir des réponses aux professeurs à certaines questions à partir des politiques, règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et régler certains problèmes relevant de sa compétence.
  • Participe à la préparation, à la planification et à la révision des budgets du service et des projets de recherche, tient à jour le registre des dépenses et informe les professeurs et les personnes concernées des disponibilités budgétaires de leurs projets.
  • Effectue les tâches propres aux activités du service de la recherche, notamment la cueillette de certaines informations, la préparation de rapports, la compilation de statistiques.
  • Organise la logistique des réunions. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et assure les suivis pertinents.
  • Prend connaissance du courrier et e trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations au préalable. Rédige des projets de réponses complexes.
  • Tient à jour les dossiers du personnel et remplit les formulaires appropriés, notamment lors des embauches.
  • Prend les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure.
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires.
  • Participe à la planification et à l’organisation matérielle de colloques, congrès voyages ou autres.
  • Assume la responsabilité du système de classement numérique.

Exigences et connaissances techniques :

  • DEP en secrétariat ou équivalent
  • Cinq années d’expérience pertinente

Compétences clés :

  • Maîtrise de la suite Office
  • Maîtrise du système informatique pour fins de gestion budgétaire
  • Très bonne connaissance en français parlé et écrit (70 %)
  • Habiletés reconnues pour la rédaction de texte
  • Sens de la collaboration, de l’anticipation, de la planification et de l’organisation développé
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles, discrétion, professionnalisme et diplomatie
  • Capacité à bien gérer la pression

Statut du poste : Contrat d’une durée d’environ 3 mois, avec possibilité de régularisation

Horaire de travail : Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30

Date d’entrée en fonction prévue : Le 6 août 2018

Échelle salariale : Peut varier entre 27,06 $ et 32,82 $ de l’heure, selon la scolarité et l’expérience.

Transmission des candidatures :

Faire parvenir curriculum vitae et attestations d’études à http://www.teluq.ca/emploi , avant 16 h 30 le 2 juillet 2018.

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