Offre d’emploi : secrétaire, Université TELUQ – Québec

Appellation d’emploi : secrétaire

Lieu de travail : Québec

Date limite pour postuler : 23 février 2018

Employeur : Université TELUQ

Responsabilités principales :

– Complète divers documents tels que lettres, rapports, examens, demandes de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs et listes. Effectue la mise en page de documents, notamment de manuscrits de cours et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Rédige de la correspondance d’ordre courant.
– Effectue la saisie des données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion des études et administrative. Produit des listes et des rapports à l’aide de logiciels appropriés. Tient à jour les applications informatisées courantes.
– Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités du secteur. Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les documents comptables, administratifs ou relatifs aux études et apporte les corrections qui s’imposent. Applique dans ce domaine des directives clairement établies et peut aider les personnes responsables de la gestion des études ou administrative.
– Exécute et assure le suivi d’opérations administratives bien définies telles que la tenue d’une petite caisse, les demandes de remboursement de dépenses, le retour de marchandise, la prise d’inventaire, le renouvellement des fournitures de bureau, les demandes de clés, les réservations d’appareils, de locaux ou de services.
– Effectue des recherches factuelles dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements.
Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages. Convoque les participantes et les participants aux réunions.
– Accueille les visiteuses et les visiteurs, donne des informations générales concernant les politiques, les procédures et les normes en vigueur dans son secteur. Trouve les solutions aux problèmes particuliers ou réfère l’usagère ou l’usager à la personne responsable.
– Effectue différentes tâches de bureau telles que le tri et le classement, l’affichage, la réception-distribution, l’adressage-expédition du courrier, la photocopie et l’assemblage de documents.
– Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. – Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
– Met à jour l’information et les documents disponibles sur l’Intranet de l’UER.

Exigences et connaissances techniques :

  • 1 an d’expérience pertinente.
  • Maîtrise du logiciel de traitement de texte Word, du chiffrier électronique Excel.
  • Connaissance du logiciel d’édition HTML.
  • Très bonne compétence linguistique en français écrit et parlé (70%).
  • Sens de l’organisation développé.
  • Habilités dans les relations interpersonnelles.

Salaire : Peut varier entre 22,30$ et 25,69$ de l’heure selon la scolarité et l’expérience.

Horaire de travail : De 8h30 a 16h30

Transmission des candidatures :

Les personnes intéressées doivent postuler avant 16 h 30 le 23 février 2018 sur notre site internet à l’adresse suivante :